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Eventmanagement in virtuellen Zeiten – Chancen und Herausforderungen bei digitalen Veranstaltungen

Nachdem wir alle im März mehr oder weniger durch die Pandemie erschüttert wurden, war die große Frage, wie wir das Konzept der TechAcademy auf hohem Niveau weiterführen können.

 

Das Programm der TechAcademy basiert grundsätzlich auf drei verschiedenen Säulen. Neben dem Erlernen zentraler Coding-Fähigkeiten und der Möglichkeit, an spannenden Workshops unserer Partnerunternehmen teilzunehmen, spielt der Aufbau einer starken Community eine zentrale Rolle. Jedes Semester werden 70-80 motivierte Teilnehmer aus verschiedenen Fachbereichen ausgewählt und erhalten die Chance, für ein Semester Teil unserer Initiative zu werden – die einzige Voraussetzung ist dabei ein grundlegendes Interesse am Coden. Während die Umstellung von Präsenzveranstaltungen auf virtuelle Events im Rahmen des ersten Corona-Lockdowns hinsichtlich Coding und Workshops relativ problemlos verlief, stellte uns der Community-Aspekt vor einige Herausforderungen: Wie connecten wir unsere Teilnehmer über die Grenzen der einzelnen Projektteams hinaus? Wie ermöglichen wir ihnen, gerade in Zeiten von Social Distancing neue Freundschaften zu schließen? Und wie gewährleisten wir, dass trotz des virtuellen Veranstaltungscharakters der Spaßfaktor nicht zu kurz kommt?

 

Da uns im Operations-Team die Community besonders am Herzen liegt, haben wir uns sehr intensiv mit diesen Fragen auseinandergesetzt, verschiedene Optionen getestet und letztlich tolle Möglichkeiten gefunden, um die Teilnehmer auch in virtuellen Zeiten miteinander zu verbinden und einen interdisziplinären Austausch zu fördern.

 

Dieser Blogbeitrag soll euch Einblicke in das Operations-Team und seine Herangehensweise geben, aber auch bei der Suche nach der richtigen Plattform für Online-Events helfen sowie einige Tipps und Highlights aus unseren Erfahrungen mit euch teilen. Am Ende gibt es auch noch ein kurzes Interview mit einer ehemaligen Teilnehmerin, die uns seit kurzem im Operations-Team unterstützt.

 


 

Team Meeting TechAcademy

Bei der Umstellung unseres Programms von Präsenz- auf Online-Veranstaltungen zu Beginn der Pandemie stand natürlich die große Frage im Raum, welche Plattformen genutzt werden sollen, die mit den Ideen unseres Programms zusammenpassen und darüber hinaus auch unseren Teilnehmenden die Möglichkeit des Networkings bieten.

 

Daher haben wir uns bei kleineren Events für Zoom entschieden. Hierbei war uns sehr wichtig, dass wir eine Plattform nutzen, deren Umgebung den Teilnehmern bekannt ist und keinen zusätzlichen Aufwand in Form von Registrierung o.Ä. erfordert. Um Teilnehmer untereinander zu vernetzen, nutzen wir in Zoom die Breakout-Room Funktion, welche das Fundament für unsere Gruppenarbeiten ist. Außerdem haben wir mit Zoom eine preiswerte Plattform, welche schnell skalierbar ist, wenn wir bei speziellen Events, wie beispielsweise unserem Infoabend, mehr Teilnehmer erwarten als sonst.

 


 

Im Rahmen unserer zahlreichen Zoom-Events konnten wir in den vergangenen Monaten bereits wertvolle Erfahrungen in Sachen Online-Events sammeln. Im Folgenden möchten wir gerne unsere wichtigsten Erkenntnisse mit euch teilen und euch so Tipps für eure eigenen digitalen Veranstaltungen im großen oder kleinen Rahmen mit auf den Weg geben.

 

Tipp #1: Klare Strukturen schaffen

Wie bei jeder Präsenzveranstaltung ist eine detaillierte Planung und Organisation auch bei digitalen Events zentral. So sollte der zeitliche Rahmen vorab genau definiert und ein Moderator festgelegt werden. Auch technische Fragen hinsichtlich des Teilens von Bild und Ton sollten genau abgesprochen und getestet werden. Zudem empfiehlt es sich, die einzelnen Programmpunkte sowie das entsprechende Timing zu Beginn an die Teilnehmer zu kommunizieren.

 

Tipp #2: Gruppengröße optimieren

Hierbei gilt im digitalen Kontext „Weniger ist mehr“. In großen Gruppen mit vielen unbekannten Leuten, entsteht oft eine recht hohe Hemmschwelle, sich zu Wort zu melden – und nicht jeder ist gewillt, diese zu überwinden. Das resultiert schnell in unangenehmer Stille oder Situationen, in denen einige wenige Personen im Vordergrund stehen, während der Rest sich schnell unsicher fühlt oder langweilt. Um dies zu verhindern und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder wohl fühlt und die Chance hat, die anderen Teilnehmer auf einer persönlichen Ebene kennenzulernen, empfehlen wir im Laufe jeder Veranstaltung kleinere Untergruppen zu formen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die soziale Interaktion in Gruppen mit maximal 5 Personen meist am besten funktioniert. Außerdem sollte nach Möglichkeit in jeder kleineren Gruppe ein Teammitglied sein, das gegebenenfalls als Moderator agieren und das Gespräch in Schwung bringen kann.

 

Tipp #3: Back-Up Plan entwickeln

Sollte die Konversation trotz aller Planung und Organisation mal ins Stocken geraten, ist es ratsam, einen Back-Up Plan in Petto zu haben, um die Stimmung wieder anzukurbeln. Wir empfehlen, selbst einige Fragen vorzubereiten, die in die Runde gestellt werden können oder aber den Teilnehmern vorab aufzutragen, sich jeweils 2-3 spannende Fragen zu überlegen. Auf diese Weise entwickeln sich schnell spannende Gesprächsthemen und man kommt rasch über einen bloßen Smalltalk hinweg. Wenn es etwas ausgefallener sein darf, eignen sich auch diverse Online-Spiele, um das anfängliche Eis zu brechen. Wir haben die folgenden Angebote auf Herz und Nieren geprüft und können sie euch wärmstens empfehlen: Skribbl, Icebreaker & Among Us. Generell gilt: Immer flexibel bleiben und nichts erzwingen!

 


 

Auch wenn uns natürlich ein Online-Semester vor einige Herausforderungen gestellt hat, sind wir sehr stolz auf das, was wir gemeinsam im Operations-Team erreicht haben. Fast wöchentlich konnten wir unsere digitalen Events mit bis zu 80 Teilnehmer*innen durchführen und dabei gemeinsam in Teams coden, an interaktiven Workshops mit unseren Partnerunternehmen teilnehmen oder gemeinsam virtuelle Social-Events genießen. An dieser Stelle würden wir gerne noch auf zwei unserer Highlights des vergangenen virtuellen Semesters eingehen.

 

Highlight #1: Online-Spieleabend

Im Anschluss an unseren Kick-Off am Anfang des Semesters organisierten wir unseren ersten Online-Spieleabend. Dafür haben wir vorab im Operations-Team gemeinsam gebrainstormt und nach coolen und interaktiven Online-Spielen gesucht. Nach dem informativen Teil des Kick-Off-Events haben wir die Teilnehmer*innen dann in kleine Gruppen eingeteilt. Dabei haben wir besonders darauf geachtet, dass die Teilnehmer*innen in den verschiedenen Spielerunden möglichst viele neue Gesichter kennenlernen. Pro Breakout-Room gab es dann zwei TechAcademy Teammitglieder, die das Spiel moderiert und die Punkte der Gewinner notiert haben, sowie circa 6 Teilnehmer*innen. Dann ging es auch schon los! In der ersten Session spielten wir Scharade. Scharade ist ein Ratespiel, bei dem das Wort, das zu erraten ist, pantomimisch dargestellt werden muss. Danach gab es noch eine Runde Skribbl. Hier müssen Begriffe gezeichnet und von den anderen Teilnehmer*innen erraten werden. Beide Spiele kamen bei den Teilnehmer*innen wirklich sehr gut an und wir hatten alle einen sehr lustigen Abend, bei dem wir zusätzlich unsere Zeichen- und Pantomimeskills verbessern konnten. Zumindest die meisten von uns. Zum Abschluss wurden die Teilnehmer*innen dann noch mal zufällig in neue kleine Räume verteilt und konnten sich untereinander kennenlernen und gemeinsam mit den TechAcademy-Mitgliedern den Abend ausklingen lassen.

 

Highlight #2: Interaktive Workshops mit unseren Partnern

Ein weiteres Highlight des TechAcademy Online-Semesters waren die interaktiven Workshops mit unseren Partnerunternehmen. Besonders, wenn unsere Teilnehmer*innen aktiv an Aufgabenstellungen mitarbeiten und ihre Ergebnisse im Anschluss präsentieren dürfen, kann ein digitaler Workshop super mit klassischen In-Person Workshops mithalten. Dabei konnten wir erneut feststellen, dass eine kleine Gruppenzahl in den Breakout-Sessions sowie eine intensive Betreuung bei der Lösungsfindung den Teilnehmern sehr gut gefällt. Am Ende unserer Workshops rundeten persönliche Q&A Sessions das Ganze ab und die Teilnehmer*innen konnten die Unternehmen sowie ihre Mitarbeiter*innen in lockerer Atmosphäre näher kennenlernen.

 


 

Gerne möchten wir euch abschließend noch die persönlichen Eindrücke einer Teilnehmerin der Class of 20 mitgeben. Sofie durchlief letztes Sommersemester das Python-Programm bei TechAcademy und entschloss sich, im Anschluss an ihre Zeit als Teilnehmerin, das Operations-Team von TechAcademy als Mitglied zu ergänzen.

 

Frage #1: Wie war für dich die digitale Durchführung des Programms der TechAcademy im Unterschied zu anderen digitalen Veranstaltungen?

Ich hatte neben der TechAcademy lediglich die Vorlesungen der Uni und einen Englischkurs online. Die TechAcademy hat es so interaktiv wie möglich gestaltet und man konnte sehr viele Leute kennenlernen. An den Projekten hat man als kleine Gruppe mit einem Mentor gearbeitet und war mit diesen in einem engeren Austausch. Dadurch habe ich mich in diesem kleinen Kreis sehr wohlgefühlt und wir haben uns gegenseitig geholfen. Diese enge Art der Zusammenarbeit konnte ich in keiner anderen Online-Veranstaltung wiederfinden.

 

Frage #2: Was ist dir als Teilnehmerin bei Online-Events besonders wichtig? Was sind No-Gos?

Besonders wichtig ist mir, dass jeder auch zu Wort kommt und es zu einem Austausch kommen kann. Dadurch ist ein No-Go für mich ein Monolog, der die ganze Veranstaltung über andauert. Sich bei Online-Vorträgen zu konzentrieren ist weitaus schwieriger, als bei Veranstaltungen vor Ort.

 

Frage #3: Was war dein Highlight-Event bei TechAcademy?

Mein Highlight war der Workshop mit BearingPoint. Das Thema Digitalisierung der Finanzwelt ist für mich sehr spannend gewesen. Der Workshop beinhaltete viele Aufgaben, die wir in der Gruppe gelöst und dann gemeinsam ausgewertet haben. Dadurch habe ich einen tiefen Einblick in den Alltag der Berater von BearingPoint erhalten.

 


 

Wir hoffen dieser kleine Einblick in unsere Arbeit im TechAcademy Operations-Team und unsere Tipps rund um das Thema digitales Eventmanagement haben euch gefallen oder sogar inspiriert, euer eigenes Online-Event zu planen. Falls ihr Fragen zu unserem Team oder dem Programm habt, meldet euch jederzeit über den Kontakt-Reiter.

 

Liebe Grüße,

Nadja, Sofie, Tahir & Dunja